Strategi Menyusun Program Training Perusahaan

Perusahaan yang ingin berkembang membutuhkan sumber daya manusia yang memiliki kompetensi sesuai tuntutan pekerjaan dan arah bisnis. Teknologi dapat berubah, proses bisnis dapat berkembang, regulasi dapat diperbarui, dan kebutuhan pelanggan dapat mengalami perubahan. Karena itu, kemampuan karyawan juga perlu dikembangkan secara berkelanjutan.

Salah satu instrumen yang dapat digunakan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi tersebut adalah program training perusahaan.

Namun, menyusun program training perusahaan tidak cukup hanya dengan menentukan judul pelatihan, mencari trainer, menetapkan jadwal, lalu mengundang peserta. Program yang benar-benar memberikan dampak perlu dirancang berdasarkan kebutuhan organisasi, kesenjangan kompetensi, tujuan bisnis, karakter peserta, serta hasil yang ingin dicapai.

Program training yang baik harus menjawab pertanyaan penting: mengapa pelatihan diperlukan, siapa yang membutuhkan, kompetensi apa yang harus dikembangkan, bagaimana proses pembelajarannya, dan bagaimana keberhasilannya akan diukur?

Pendekatan ini semakin relevan dengan kerangka penyelenggaraan pelatihan vokasi yang berlaku. Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 6 Tahun 2025 tentang Penyelenggaraan Pelatihan Vokasi mengatur persiapan dan pelaksanaan pelatihan melalui off the job training dan on the job training, termasuk skema tailor made training serta asesmen kompetensi. Peraturan tersebut berstatus berlaku.

Untuk mendapatkan gambaran yang lebih luas mengenai pengembangan kompetensi, perusahaan dapat membaca  Training & Pelatihan Profesional: Panduan Lengkap Pengembangan Kompetensi SDM  sebagai artikel pilar yang membahas berbagai pendekatan pengembangan SDM melalui pelatihan profesional.

Apa Itu Program Training Perusahaan?

Program training perusahaan adalah rangkaian kegiatan pembelajaran yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, keterampilan, sikap, dan kompetensi karyawan agar sesuai dengan kebutuhan pekerjaan serta tujuan organisasi.

Program training dapat dilakukan untuk berbagai kelompok karyawan, mulai dari staf, supervisor, manager, hingga level pimpinan.

Materinya juga dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Contohnya:

• Leadership dan supervisory management.
• Human resource management.
• Risk management.
• Finance dan accounting.
• Procurement.
• Sales dan marketing.
• Customer service.
• Digital transformation.
• Data analytics.
• Project management.
• Communication dan presentation.
• Problem solving.
• Occupational safety.
• Compliance.

Yang membedakan program training yang efektif adalah adanya hubungan antara kebutuhan perusahaan → kompetensi → pembelajaran → penerapan → hasil bisnis.

Dengan kata lain, training seharusnya bukan hanya menghasilkan peserta yang memahami materi, tetapi juga membantu organisasi mencapai perbaikan tertentu.

Mengapa Strategi Menyusun Program Training Perusahaan Penting?

Kesalahan dalam menyusun training dapat membuat perusahaan mengeluarkan biaya tanpa mendapatkan hasil yang sebanding.

Misalnya, perusahaan menyelenggarakan training selama dua hari, tetapi:

• Materi tidak sesuai kebutuhan peserta.
• Peserta tidak memahami tujuan pelatihan.
• Trainer terlalu teoritis.
• Tidak ada praktik.
• Tidak ada evaluasi.
• Tidak ada action plan.
• Tidak ada monitoring setelah training.

Akibatnya, pelatihan selesai ketika peserta meninggalkan ruang kelas.

Strategi penyusunan program diperlukan agar setiap komponen training memiliki tujuan yang jelas.

Secara sederhana, program training dapat dirancang menggunakan alur berikut:

Identifikasi Masalah → Training Needs Analysis → Analisis Gap → Tujuan Training → Kurikulum → Metode → Trainer → Pelaksanaan → Evaluasi → Follow Up

Setiap tahap memiliki fungsi yang saling berkaitan.

Hubungan Training dengan Tujuan Bisnis

Training sebaiknya tidak berdiri sendiri.

Program pengembangan kompetensi perlu dikaitkan dengan tujuan organisasi.

Sebagai contoh:

Tabel tersebut menunjukkan bahwa judul training sebaiknya muncul setelah kebutuhan diketahui, bukan sebaliknya.

Perusahaan sebaiknya tidak memulai dengan pertanyaan:

“Training apa yang sedang populer?”

Pertanyaan yang lebih tepat adalah:

“Masalah apa yang ingin diselesaikan dan kompetensi apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya?”

Langkah 1: Identifikasi Masalah Perusahaan

Langkah pertama dalam menyusun program training adalah memahami masalah organisasi.

Masalah dapat berasal dari berbagai sumber.

Masalah Kinerja

Contohnya:

• Target tidak tercapai.
• Produktivitas rendah.
• Banyak kesalahan.
• Waktu penyelesaian pekerjaan terlalu lama.
• Kualitas pekerjaan tidak konsisten.

Masalah Kompetensi

Contohnya:

• Karyawan belum menguasai teknologi baru.
• Supervisor belum memiliki kemampuan leadership.
• Tim belum memahami risk management.
• Staf belum mampu menganalisis data.

Masalah Organisasi

Contohnya:

• Koordinasi antarbagian lemah.
• Komunikasi internal kurang efektif.
• Konflik meningkat.
• Struktur kerja berubah.
• Perusahaan melakukan transformasi.

Masalah Kepatuhan dan Risiko

Contohnya:

• SOP belum dipahami.
• Risiko operasional meningkat.
• Temuan audit berulang.
• Karyawan belum memahami regulasi.

Identifikasi masalah membantu perusahaan menentukan apakah training memang merupakan solusi yang tepat.

Langkah 2: Lakukan Training Needs Analysis

Training Needs Analysis atau TNA merupakan proses untuk mengidentifikasi kebutuhan pelatihan berdasarkan kesenjangan antara kondisi kompetensi saat ini dan kompetensi yang dibutuhkan.

TNA menjadi salah satu fondasi penting dalam penyusunan program training.

Informasi dapat diperoleh melalui:

• Interview.
• Kuesioner.
• Focus group discussion.
• Observasi.
• Performance appraisal.
• KPI.
• Audit.
• Customer complaint.
• Job description.
• Evaluasi pekerjaan.
• Diskusi dengan manager atau supervisor.

Contohnya:

Perusahaan memiliki target meningkatkan kemampuan supervisor dalam mengelola tim.

Hasil TNA menunjukkan bahwa supervisor memiliki kemampuan teknis yang baik, tetapi masih mengalami kesulitan dalam:

• Delegation.
• Coaching.
• Feedback.
• Conflict management.
• Performance management.

Maka program training tidak perlu terlalu banyak membahas kemampuan teknis pekerjaan.

Fokusnya dapat diarahkan pada Supervisory Leadership and Team Management.

Langkah 3: Analisis Kesenjangan Kompetensi

Setelah TNA dilakukan, perusahaan perlu mengetahui gap kompetensi.

Konsep sederhananya:

Kompetensi yang Dibutuhkan – Kompetensi Saat Ini = Kesenjangan Kompetensi

Contohnya:

Dari sini perusahaan dapat menentukan prioritas.

Tidak semua gap harus diselesaikan melalui training.

Beberapa masalah mungkin disebabkan oleh:

• Sistem kerja.
• Teknologi.
• Struktur organisasi.
• Beban kerja.
• SOP.
• Kurangnya sumber daya.
• Kebijakan perusahaan.

Karena itu, TNA juga membantu perusahaan menentukan apakah training benar-benar menjadi solusi.

Langkah 4: Tentukan Tujuan Program Training

Tujuan training harus jelas dan dapat diukur.

Contoh tujuan yang terlalu umum:

Peserta memahami leadership.

Tujuan yang lebih baik:

Setelah mengikuti training, peserta mampu menerapkan teknik delegation, coaching, feedback, dan conflict management dalam mengelola tim.

Tujuan yang lebih spesifik akan memudahkan perusahaan menentukan:

• Materi.
• Metode.
• Aktivitas.
• Evaluasi.
• Indikator keberhasilan.

Langkah 5: Tentukan Target Peserta

Program training harus menentukan siapa yang benar-benar membutuhkan pelatihan.

Misalnya:

Staff

Fokus pada:

• Technical skills.
• Productivity.
• Communication.
• Problem solving.
• Digital skills.

Supervisor

Fokus pada:

• Leadership.
• Delegation.
• Coaching.
• Team management.
• Performance management.

Manager

Fokus pada:

• Strategic thinking.
• Decision making.
• Risk management.
• Business strategy.
• Organizational leadership.

Executive

Fokus pada:

• Strategic leadership.
• Transformation.
• Governance.
• Business sustainability.
• Strategic decision making.

Pembagian tersebut bukan aturan mutlak. Program tetap perlu disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Langkah 6: Menentukan Kompetensi yang Harus Dikembangkan

Setelah peserta ditentukan, perusahaan perlu menetapkan kompetensi yang ingin dikembangkan.

Kompetensi dapat dibagi menjadi tiga kelompok utama:

Kompetensi Teknis

Berhubungan langsung dengan pekerjaan.

Contohnya:

• Accounting.
• Data analysis.
• Procurement.
• GIS.
• Programming.
• Risk assessment.

Kompetensi Manajerial

Berhubungan dengan pengelolaan organisasi dan tim.

Contohnya:

• Leadership.
• Planning.
• Decision making.
• Performance management.
• Project management.

Kompetensi Perilaku

Berhubungan dengan cara seseorang bekerja dan berinteraksi.

Contohnya:

• Communication.
• Teamwork.
• Integrity.
• Adaptability.
• Problem solving.

Langkah 7: Menentukan Materi Training

Materi harus mengikuti tujuan dan kompetensi yang ingin dikembangkan.

Contohnya program:

Leadership & Supervisory Management

Materinya dapat meliputi:

1. Leadership mindset.
2. Peran supervisor.
3. Communication.
4. Delegation.
5. Coaching.
6. Feedback.
7. Conflict management.
8. Problem solving.
9. Performance management.
10. Action planning.

Sementara untuk Risk Management, materi dapat meliputi:

1. Konsep risiko.
2. Risk identification.
3. Risk analysis.
4. Risk assessment.
5. Risk register.
6. Risk treatment.
7. Risk monitoring.
8. Risk reporting.
9. Case study.
10. Workshop penyusunan risk register.

Langkah 8: Pilih Metode Training yang Tepat

Metode harus disesuaikan dengan tujuan pembelajaran.

Jika tujuan training adalah meningkatkan kemampuan praktik, metode ceramah saja biasanya tidak cukup.

Sebaliknya, jika tujuan hanya memberikan awareness atau pemahaman dasar, presentation dan discussion mungkin sudah memadai.

Permenaker Nomor 6 Tahun 2025 juga mengatur pelaksanaan pelatihan melalui metode off the job training dan on the job training. Regulasi tersebut juga menyediakan skema tailor made training yang memungkinkan fleksibilitas berdasarkan kebutuhan para pihak.

Langkah 9: Tentukan Durasi Training

Durasi training harus disesuaikan dengan kompleksitas materi dan target hasil.

Jangan memaksakan materi lima hari ke dalam satu hari hanya untuk menghemat waktu.

Sebaliknya, jangan memperpanjang training jika kompetensi dapat dicapai secara efektif dalam durasi yang lebih singkat.

Langkah 10: Tentukan Trainer

Trainer memiliki peran penting dalam keberhasilan program.

Dalam memilih trainer, perusahaan dapat mempertimbangkan:

• Penguasaan materi.
• Pengalaman industri.
• Pengalaman sebagai trainer.
• Kemampuan komunikasi.
• Kemampuan fasilitasi.
• Kemampuan menggunakan studi kasus.
• Kemampuan melakukan workshop.
• Relevansi pengalaman dengan peserta.

Untuk training teknis, pengalaman praktik biasanya menjadi nilai tambah.

Untuk leadership training, pengalaman mengelola organisasi atau tim juga dapat meningkatkan relevansi pembelajaran.

Langkah 11: Sesuaikan Training dengan Kondisi Perusahaan

Salah satu keunggulan inhouse training adalah materi dapat dikustomisasi.

Perusahaan dapat memberikan informasi umum kepada trainer mengenai:

• Profil organisasi.
• Industri.
• Proses bisnis.
• Tantangan.
• Target.
• Struktur peserta.
• SOP yang relevan.
• Studi kasus.
• Masalah yang sering muncul.

Dengan demikian, trainer dapat menyesuaikan pembelajaran.

Konsep ini sejalan dengan skema tailor made training dalam Permenaker Nomor 6 Tahun 2025. Dalam regulasi tersebut, tailor made training dapat dilakukan secara fleksibel dari aspek jenis program, durasi, jumlah peserta, lokasi, metode, sumber daya, dan pendanaan sesuai kesepakatan para pihak.

Lihat Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 6 Tahun 2025 tentang Penyelenggaraan Pelatihan Vokasi untuk referensi resmi mengenai tata kelola penyelenggaraan pelatihan vokasi.

Langkah 12: Tentukan Output Training

Training akan lebih bernilai apabila memiliki output yang jelas.

Output dapat berupa:

• Action plan.
• SOP.
• Risk register.
• Improvement plan.
• Project plan.
• Business plan.
• KPI.
• Assessment result.
• Competency improvement report.

Contohnya:

Training Risk Management

Output:

Peserta mampu menyusun risk register dan risk mitigation plan untuk proses bisnis yang dipilih.

Training Project Management

Output:

Peserta menghasilkan project plan yang mencakup scope, timeline, resources, risk, dan monitoring.

Langkah 13: Susun Evaluasi Training

Evaluasi harus dirancang sejak awal.

Salah satu pendekatan yang dapat digunakan adalah empat level evaluasi.

Reaction

Mengukur persepsi peserta terhadap training.

Contohnya:

• Relevansi materi.
• Kualitas trainer.
• Metode.
• Fasilitas.

Learning

Mengukur peningkatan pengetahuan atau keterampilan.

Contohnya:

• Pre-test.
• Post-test.
• Quiz.
• Studi kasus.
• Praktik.

Behavior

Mengukur penerapan kompetensi di tempat kerja.

Contohnya:

• Penggunaan metode baru.
• Perubahan perilaku.
• Penerapan SOP.
• Peningkatan kemampuan leadership.

Result

Mengukur dampak terhadap organisasi.

Contohnya:

• Produktivitas.
• Quality.
• Sales.
• Customer satisfaction.
• Risk reduction.
• Project performance.

Langkah 14: Buat Action Plan Setelah Training

Salah satu kesalahan dalam program training adalah tidak adanya tindak lanjut.

Peserta selesai training, mendapatkan sertifikat, lalu kembali bekerja tanpa target penerapan.

Untuk menghindari hal tersebut, perusahaan dapat meminta peserta membuat action plan.

Contoh:

Dalam 30 hari setelah training, supervisor akan menerapkan weekly coaching kepada minimal tiga anggota tim.

Action plan kemudian dapat dipantau oleh atasan.

Langkah 15: Lakukan Follow Up 30–60–90 Hari

Training sebaiknya tidak berhenti pada hari terakhir.

Perusahaan dapat melakukan:

30 Hari

• Review penerapan.
• Identifikasi hambatan.

60 Hari

• Evaluasi perubahan.
• Coaching.

90 Hari

• Mengukur hasil.
• Membandingkan dengan KPI.
• Menentukan kebutuhan training berikutnya.

Model ini membantu menciptakan siklus pembelajaran berkelanjutan.

Contoh Struktur Program Training Perusahaan

Berikut contoh sederhana program Leadership Development untuk Supervisor.

Struktur tersebut masih dapat dikembangkan berdasarkan kebutuhan organisasi.

Contoh Program Training Berdasarkan Masalah

Kesalahan dalam Menyusun Program Training

Memilih Topik Sebelum Analisis Kebutuhan

Training seharusnya tidak dimulai dari katalog.

Menyamakan Semua Peserta

Kebutuhan staff dan manager biasanya berbeda.

Terlalu Fokus pada Materi

Training harus memperhatikan praktik dan implementasi.

Tidak Menentukan Output

Tanpa output, perusahaan sulit mengetahui hasil konkret.

Tidak Melibatkan Atasan

Atasan memiliki peran penting dalam transfer kompetensi.

Tidak Ada Evaluasi

Tanpa evaluasi, perusahaan sulit mengetahui efektivitas training.

Tidak Ada Follow Up

Perubahan membutuhkan proses setelah training selesai.

Strategi Membuat Training Lebih Efektif

Ada beberapa strategi yang dapat diterapkan.

Gunakan Studi Kasus Perusahaan

Semakin dekat dengan pekerjaan peserta, semakin mudah pembelajaran diterapkan.

Gunakan Workshop

Workshop membantu peserta menghasilkan sesuatu, bukan hanya mendengarkan.

Buat Kelompok Diskusi

Diskusi memungkinkan peserta berbagi pengalaman dan solusi.

Gunakan Role Play

Sangat efektif untuk leadership, customer service, komunikasi, dan negosiasi.

Gunakan Action Plan

Peserta memiliki target implementasi.

Libatkan Manager

Manager membantu memastikan kompetensi diterapkan.

Training Perusahaan sebagai Investasi SDM

Training sering dipandang sebagai biaya.

Namun, perspektif tersebut dapat berubah ketika perusahaan mampu menghubungkan training dengan hasil bisnis.

Misalnya:

Training → Kompetensi meningkat → Perilaku berubah → Kinerja meningkat → Hasil bisnis membaik

Contohnya:

Training customer service dapat diarahkan untuk menurunkan complaint.

Training sales dapat diarahkan untuk meningkatkan conversion.

Training project management dapat diarahkan untuk mengurangi keterlambatan.

Training risk management dapat diarahkan untuk meningkatkan kualitas mitigasi risiko.

Karena itu, program training sebaiknya dirancang dengan mempertimbangkan return on learning, bukan hanya jumlah peserta dan jam pelatihan.

Peran HR dan Learning & Development

HR atau Learning & Development memiliki peran penting dalam memastikan training sesuai dengan strategi organisasi.

Perannya dapat mencakup:

• Identifikasi kebutuhan.
• Penyusunan training plan.
• Pengelolaan anggaran.
• Pemilihan penyedia.
• Pemilihan trainer.
• Koordinasi peserta.
• Evaluasi.
• Monitoring implementasi.
• Pelaporan hasil.

Dengan demikian, HR bukan hanya bertindak sebagai penyelenggara kegiatan, tetapi juga sebagai strategic learning partner bagi organisasi.

Checklist Menyusun Program Training Perusahaan

Sebelum program dilaksanakan, perusahaan dapat menggunakan checklist berikut:

• Masalah bisnis telah diidentifikasi.

• Training Needs Analysis telah dilakukan.

• Kompetensi yang dibutuhkan sudah ditentukan.

• Target peserta sudah jelas.

• Tujuan training sudah ditetapkan.

• Materi sesuai kebutuhan.

• Metode sudah ditentukan.

• Trainer sudah dipilih.

• Durasi sudah sesuai.

• Output sudah ditentukan.

• Evaluasi sudah disiapkan.

• Action plan sudah dirancang.

• Follow up sudah dijadwalkan.

• Indikator keberhasilan sudah ditentukan.

Kesimpulan

Strategi menyusun program training perusahaan harus dimulai dari kebutuhan organisasi, bukan sekadar memilih topik pelatihan.

Program yang efektif perlu dibangun melalui proses identifikasi masalah, Training Needs Analysis, analisis kesenjangan kompetensi, penentuan peserta, tujuan pembelajaran, materi, metode, trainer, durasi, evaluasi, serta tindak lanjut.

Inhouse training memberikan ruang yang lebih besar untuk melakukan customization sehingga perusahaan dapat menyesuaikan program dengan proses bisnis, karakter peserta, studi kasus, dan target organisasi.

Konsep tailor made training yang diatur dalam Permenaker Nomor 6 Tahun 2025 juga menunjukkan pentingnya fleksibilitas dalam merancang pelatihan sesuai kebutuhan. Regulasi tersebut mencakup fleksibilitas pada jenis program, durasi, jumlah peserta, lokasi, metode, sumber daya, dan pendanaan sesuai kesepakatan para pihak.

Pada akhirnya, keberhasilan training bukan ditentukan oleh seberapa banyak materi yang disampaikan, berapa lama pelatihan berlangsung, atau seberapa banyak peserta yang hadir.

Keberhasilan training lebih penting dilihat dari pertanyaan:

Apakah kompetensi peserta meningkat?

Apakah kompetensi tersebut diterapkan dalam pekerjaan?

Apakah terjadi perubahan kinerja?

Apakah perubahan tersebut memberikan dampak bagi organisasi?

Jika keempat pertanyaan tersebut dapat dijawab dengan baik, maka training telah berkembang dari sekadar kegiatan pembelajaran menjadi bagian dari strategi pengembangan bisnis dan SDM.

FAQ Strategi Menyusun Program Training Perusahaan

Bagaimana cara menentukan program training yang tepat untuk perusahaan?

Program training sebaiknya ditentukan melalui Training Needs Analysis. Perusahaan perlu mengidentifikasi masalah bisnis, kesenjangan kompetensi, target peserta, tujuan pembelajaran, dan hasil yang ingin dicapai sebelum menentukan tema pelatihan.

Apa saja komponen penting dalam program training perusahaan?

Komponen utama meliputi kebutuhan pelatihan, tujuan, peserta, kompetensi, materi, metode, trainer, durasi, lokasi, evaluasi, output, serta tindak lanjut setelah pelatihan.

Apakah program training perusahaan dapat dikustomisasi?

Ya. Inhouse training dapat dikustomisasi berdasarkan kebutuhan perusahaan. Penyesuaian dapat mencakup materi, studi kasus, metode, durasi, peserta, lokasi, hingga output training. Skema tailor made training juga diatur dalam Permenaker Nomor 6 Tahun 2025.

Bagaimana cara mengukur keberhasilan training?

Keberhasilan dapat diukur melalui peningkatan pengetahuan, perubahan perilaku, penerapan kompetensi, dan dampak terhadap kinerja organisasi. Perusahaan juga dapat menggunakan pre-test, post-test, observasi, KPI, action plan, dan evaluasi 30–60–90 hari.

Tingkatkan Kompetensi, Perkuat Kinerja

Susun program training perusahaan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis, kompetensi karyawan, dan target organisasi.

Mulai dari analisis kebutuhan, penyusunan kurikulum, pemilihan trainer, pelaksanaan inhouse training, evaluasi, hingga tindak lanjut dapat dirancang secara terintegrasi.

Konsultasikan kebutuhan training perusahaan Anda dan bangun program pengembangan kompetensi yang lebih relevan, aplikatif, dan terukur.