Bimbingan Teknis Procurement & Purchasing Management

Bimbingan Teknis Procurement & Purchasing Management

Procurement & Purchasing Management

Procurement and Purchasing Management merupakan hal yang sangat penting bagi penunjang kehidupan perusahaan. Ditengarai bahwa pada industri manufaktur rata-rata menghabiskan lebih dari 65% cost of manufactured nya adalah untuk biaya material, begitu juga halnya dengan perusahaan jasa.

Pengadaan merupakan bagian dari perusahaan yang sering dilakukan untuk menambah nilai produk  agar perusahaan bisa mendapatkan keuntungan. Pengadaan  adalah  fungsi yang   bukan hanya sekedar melaksanakan peraturan  yang berlaku,  namun juga harus mempertimbangkan capaian  kinerja  perusahaan. Semua hal yang berhubungan dengan  peraturan internal maupun eksternal  yang berkaitan dengan sistem pengadaan  harus dipertimbangkan dengan baik.

Efektifitas dan efisiensi dalam pengadaan akan sangat menentukan proporsi pengeluaran biaya bagi perusahaan, yang pada akhirnya akan menentukan competitive advantage perusahaan tersebut. Sehubungan dengan itu, dipandang perlu perusahaan untuk membuat strategi pengadaan  yang mencakup juga strategi operasional pengadaan, strategi  kontrak pengadaan maupun strategi  kontrak dan pemilihan vendor yang tepat.  Dari beberapa strategi tersebut  kemudian akan diputuskan  kebijakan  pengadaan   yang tepat dan lebih efektif.

Beberapa organisasi/perusahaan biasanya memiliki supplier atau vendor penyedia barang dan jasa tertentu yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi kebutuhan  mereka. Organisasi/perusahaan memilih penyedia barang dan jasa yang dianggap murah dan memiliki kualitas yang baik. Untuk mendapatkan klien atau  untuk bekerja sama dengan  supplier atau vendor tersebut memang bukan hal yang mudah. Terdapat beberapa kriteria ketika perusahaan memilih supplier atau vendor untuk pemenuhan kebutuhan mereka. Cara demikian ini lebih banyak dipilih perusahaan dibandingkan jika mereka  harus membeli sendiri secara terpisah di pasar.

Terlebih lagi dengan munculnya “paradigma baru” dalam pengadaan barang dan jasa, yaitu dengan telah terbitnya Perpres No.16 Tahun 2018 jo. Perpres No.12 Tahun 2021, yang lengkap dengan tujuan, kebijakan umum, prinsip dan etika dalam pengadaan barang dan jasa pemerintah. Hal ini juga dijabarkan lebih lanjut dalam Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019, Permen ESDM No. 15 Tahun 2013 jo. SK Dirjen Migas No. 03 Tahun 2014, Kep Pres No. 24 Tahun 2018, dan Permen Perindustrian No. 02 Tahun 2014.

Pelatihan ini akan membawa para peserta memahami proses dan pengelolaan pengadaan yang efektif dan efisien, yang diharapkan dapat memberikan  kontribusi  yang besar bagi perusahaan. Melalui pelatihan ini diharapkan juga dapat membekali peserta dengan berbagai pengetahuan yang berkaitan dengan teknik penilaian dan kriteria pemilihan vendor yang tepat dan menguntungkan bagi perusahaan. Terlebih lagi dengan  telah ditetapkannya  Inpres No. 02 Tahun 2022 bahwa dalam Tahun 2023 ini pengadaan  barang  dan  jasa  pemerintah yang selama ini dilakukan secara manual harus dialihkan menjadi secara  elektronik (e-Procurement & e-Purchasing) jo. Per. LKPP Nomor 9 Tahun 2021 & Kep. Ka.LKPP No. 122 Tahun 2022, yang ditujukan untuk dapat membantu manajemen organisasi/perusahaan untuk mengambil keputusan yang tepat dalam pemenuhan kebutuhan akan barang atau jasa, guna mendukung kemajuan organisasi/perusahaan.

Para manajer, supervisor, dan staf bagian pengadaaan, pengelolaan, pergudangan dan administrasi pengadaan dan pembelian barang dan jasa, serta personil lainnya yang ingin meningkatkan pengetahuan dan keterampilannya tentang manajemen pengadaan dan pembelian barang atau jasa.

1. Menjelaskan kepada peserta mengenai pentingnya pengelolaan pengadaan dan pembelian dilakukan secara professional dengan mengacu kepada ketentuan hukum dan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
2. Membekali peserta dengan berbagai pengetahuan yang berkaitan dengan perencanaan, proses dan pengendalian pengadaan barang dan jasa, memahami struktur organisasi beserta tugas dan tanggung-jawab pengelola pengadaan, teknik penilaian dan kriteria pemilihan penyedia/vendor.
3. Secara umum pelatihan ini diharapkan akan meningkatkan kemampuan pesertanya dalam pengelolaan pengadaan dan pembelian barang dan jasa.

METODOLOGI PEMBELAJARAN :

1. Secara Online Training, dilakukan :

• Penyajian/penyampaian materi secara online training,
• Dengan dukungan multimedia dan aplikasi tertentu,
• Membahas, mendiskusikan dan mengevaluasi permasalahan dengan model  case study & discussion.
• Evaluasi pada akhir pelatihan mencakupkedalaman materi training, manfaat & efektifitas training, serta rekomendasi dari peserta.

2. Secara Offline Training, dilakukan :

• Penyajian/penyampaian materi di dalam ruangan/kelas,
• Dengan dukungan multimedia, games & simulation/role-play,
• Membahas, mendiskusikan dan mengevaluasi permasalahan dengan model  case study & discussion.
• Evaluasi pada akhir pelatihan mencakupkedalaman materi training, manfaat & efektifitas training, serta rekomendasi dari peserta.  

MATERI PELATIHAN :

1. Peranan Pengadaan Barang & Jasa bagi Perusahaan/Pemerintah;

• Kegiatan pengadaan yang akan memberikan nilai tambah bagi perusahaan/organisasi terkait dengan kepentingan strategisnya dalam upaya pencapaian visi dan misi.
• Upaya mendapatkan barang/jasa yang: tepat kualitas, tepat kuantitas, tepat waktu, tepat sumber, dan tepat harga.

2. Percepatan Peningkatan Penggunaan Produk Dalam Negeri, Produk Usaha Mikro, Kecil dan Koperasi pada Pelaksanaan Pengadaan Barang & Jasa (Inpres No. 02 Tahun 2022).
3. Pengantar Umum Pengadaan Barang & Jasa (Perpres No. 16 Tahun 2018 jo. No.12 Tahun 2021)

• Maksud dan Tujuan Pengadaan Barang & Jasa
• Ruang Lingkup dan Pemberlakuan Aturan Pemerintah tentang Pengadaan Barang & Jasa
• Kebijakan Umum Pengadaan Barang & Jasa
• Para Pihak Yang Terlibat Dalam Pengadaan Barang & Jasa
• Alur Pikir Proses Pengadaan Barang & Jasa.

4.  Strategy & Policies Procurement, terkait dengan Perpres No. 16 Tahun 2018 jo. No.12 Tahun 2021 & Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019 dalam Pengadaan Barang & Jasa Pemerintah & BUMN;

•  Ekosistem dalam Pengadaan Barang & Jasa
•  Prinsip-Prinsip Dasar Pengadaan Barang & Jasa
•  Etika Pengadaan Barang & Jasa
•  Proses  Procurement
•  Tujuan dan Batasan Dalam Perencanaan Pengadaan Barang & Jasa

5.  Perencanaan Pengadaan Barang & Jasa Pemerintah dengan mengakomodasi Penggunaan Produk Dalam Negeri (Perpres No. 16 Tahun 2018 jo. No.12 Tahun 2021 & Inpres No. 02 Tahun 2022, Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019, Permen ESDM No. 15 Tahun 2013 dan SK Dirjen Migas No. 03 Tahun 2014, Kep Pres No. 24 Tahun 2018, dan Permen Perindustrian 02 Tahun 2014).

• Penyusunan Rencana Umum Pengadaan (RUP)
• Penetapan Paket Pekerjaan
• Penetapan Sistem Pengadaan Barang & Jasa
• Penetapan Metode Pemilihan Penyedia Barang & Jasa
• Penetapan Metode Penyampaian Dokumen Penawaran
• Penetapan Metode Evaluasi Penawaran
• Cara Penilaian Kemampuan Calon Penyedia
• Penyusunan Jadwal Pelaksanaan Pemilihan Penyedia

6. Teknik Penghitungan Owners Estimate (OE) / Harga Perkiraan Sendiri (HPS)_Perpres No. 16 Tahun 2018 jo. No.12 Tahun 2021 & Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019.

• Definisi dan Makna OE / HPS
• Kontrak Masa Lalu
• Harga Pasar
• Harga Proposal
• Konsep Target Price

7. Implementasi Pengadaan Barang & Jasa Pemerintah dan Pembuatan Kontrak (Perpres No. 16 Tahun 2018 jo. No.12 Tahun 2021, Inpres No. 02 Tahun 2022, Kep Pres No. 24 Tahun 2018, Permen Perindustrian 02 Tahun 2014, Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019, Per Ka.LKPP No. 122 Tahun 2022, dan Permen ESDM No. 15 Tahun 2013 dan SK Dirjen Migas No. 03 Tahun 2014)

• Tahapan Pelaksanaan Pemilihan Penyedia
• Pemeringkatan Pemenang dalam Pengadaan, terkait dengan Capaian Nilai TKDN (Tingkat Komponen Dalam Negeri) & BMP (Bobot Manfaat Perusahaan), Perhitungan Preferensi Harga & HEA (Harga Evaluasi Akhir)
• Managing Biaya Value Chain
• Jenis Kontrak dan Bukti Perjanjian

8. e-Procurement & e-Purchasing (Perpres No. 16 Tahun 2018 jo. No.12 Tahun 2021, Inpres No. 02 Tahun 2022, Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019, Permen ESDM No. 15 Tahun 2013 SK Dirjen Migas No. 03 Tahun 2014, Per Ka.LKPP No. 122 Tahun 2022, dan Per. LKPP Nomor 9 Tahun 2021)

• Pengertian e-Procurement
• Ketentuan e-Procurement  & e-Purchasing melalui e-Katalog.
• e-Procurement  for Public Sector.
• Pemanfaatan e-Katalog LKPP.
• Tahapan e-Procurement  & e-Purchasing melalui e-Katalog.

9. Vendor Evaluation & Criteria (Perpres No. 16 Tahun 2018 jo. No.12 Tahun 2021, Inpres No. 02 Tahun 2022, Permen BUMN No. PER-08/MBU/12/2019, Permen ESDM No. 15 Tahun 2013 SK Dirjen Migas No. 03 Tahun 2014, Per Ka.LKPP No. 122 Tahun 2022, dan Per. LKPP Nomor 9 Tahun 2021).

• Pentingnya Seleksi Vendor
• Proses Seleksi Vendor Baru
• Kriteria Seleksi Vendor

10. Negotiation Skill with Vendor & Resolving Conflict Technique
11. Study Kasus/Simulasi & Games