PELATIHAN SEKRETARIS DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN

PELATIHAN SEKRETARIS DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN

Sekretaris di Perusahaan merupakan posisi yang sangat penting dan strategis, karena memiliki pengaruh besar dalam mengelola dan mengontrol pergerakan usaha agar dapat berjalan sesuai dengan harapan.

Menjadi seorang Sekretaris dapat dikatakan harus bersiap dengan segala pengalaman pekerjaan yang sangat menantang dan dinamis di lingkungan perusahaan, khususnya yang terkait dengan pihak otoritas manajemen puncak.

Sekretaris memiliki tugas pokok dan fungsi, tanggung jawab dan kewenangan yang luas dan strategis. Sekretaris menjalankan fungsinya dengan pemberian informasi yang materiil dan relevan kepada stakeholders, bertugas sebagai Pejabat Penghubung antara Perusahaan dengan stakeholders, serta mendokumentasikan naskah penting perusahaan. Peran fungsional ini tidaklah mudah dan sesimpel yang dibayangkan, dikarenakan akan menghadapi berbagai tantangan yang terkait dengan aspek dinamika lingkungan bisnis, karakteristik tim manajemen.

Oleh karena itu, siapa saja yang sudah masuk di lingkungan sebagai Sekretaris ini dituntut untuk selalu meningkatkan kompetensi fungsionalnya dan membekali seperangkat keahlian yang memadai guna menjawab tantangan yang akan dihadapinya, terutama di era Digital 4.0 ini.

Sekretaris dan Administrator yang sukses sering membutuhkan banyak keterampilan yang sama sebagai staf senior dalam suatu organisasi. Mereka harus menampilkan citra yang sangat profesional di setiap saat.

Peran seorang sekretaris profesional atau administrator yang powerful membutuhkan: keterampilan perkantor yang sangat baik, menjalankan aktivitas secara akurat, mempersiapkan pertemuan, berurusan dengan tamu dan karyawan lainnya, baik melalui telepon dan tatap muka, kemampuan interpersonal yang luar biasa, dan unggul dalam hal tulis-menulis, administarasi kesekretariatan dan memiliki kemampuan komunikasi yang baik.

Kesekretariatan yang baik dan administrasi perkantoran modern (sesuai dengan tuntutan zaman) akan berdampak pada efisiensi dan efektifitas bisnis perusahaan. Unsur-unsur kesekretariatan yang baik dan administrasi perkantoran modern tersebut meliputi: keterampilan interpersonal, komunikasi, kompetensi organisasi dan manajemen waktu. Oleh karena itu, setiap karyawan yang terlibat dalam kegiatan ini harus memiliki pengetahuan yang memadai dan terkini, antara lain  tentang pengetahuan pengelolaan informasi (mengumpulkan, mencatat, memperbanyak, mendistribusikan, dan menyimpan data dan informasi) dan layanan administrasi (ruang kantor administrasi, layanan telepon, dan melayani tamu).

Kesemuanya itu akan dibahas secara komprehensif bersama peserta dalam pelatihan ini. Pelatihan ini akan membawa para peserta memahami kesemuanya itu secara mendalam, yang diharapkan agar para peserta pelatihan nantinya dapat memberikan  kontribusi  yang besar bagi perusahaan dan dapat membantu kelancaran dan kesuksesan manajemen perusahaan dalam mengambil keputusan yang tepat.

Kesemuanya itu perlu dipahami dengan baik oleh karyawan yang sedang dan akan menduduki jabatan/tugas sebagai Sekretaris dan Administrator di Perusahaan.

Guna memberikan pemahaman yang mendalam tersebut, pilihan terbaiknya adalah melalui keikut-sertaan dalam training/ pelatihan yang kami selenggarakan ini.

 SASARAN PESERTA

Pelatihan ini ditujukan untuk para Sekretaris dan Staf Administrasi  dalam perusahaan yang ingin medapatkan dirinya sebagai administrator yang powerful dan sekretaris yang professional, serta personil lainnya yang ingin meningkatkan pengetahuan dan ketrampilannya tentang keseretariatan yang efektif dan pengelolaan administrasi perkantoran modern.

METODE PELATIHAN

Agar peserta dapat memahami secara komprehensif materi yang diberikan, maka digunakan beberapa aspek metodologi pembelajaran, antara lain :

1. Secara Online Training, dilakukan :

• Penyajian/penyampaian materi secara online training,
• Dengan dukungan multimedia dan aplikasi tertentu,
• Membahas, mendiskusikan dan mengevaluasi permasalahan dengan model  case study & discussion.
• Evaluasi pada akhir pelatihan mencakupkedalaman materi training, manfaat & efektifitas training, serta rekomendasi dari peserta.

2. Secara Offline Training, dilakukan :

• Penyajian/penyampaian materi di dalam kelas,
• Dengan dukungan multimedia, games & simulation/role-play,
• Membahas, mendiskusikan dan mengevaluasi permasalahan dengan model  case study & discussion.
• Evaluasi pada akhir pelatihan mencakupkedalaman materi training, manfaat & efektifitas training, serta rekomendasi dari peserta.

MATERI  PELATIHAN

Materi pelatihan ini meliputi:

• AKTIVITAS di KANTOR MODERN

1. Organisasi dan perkantoran
2. Esensi kantor modern
3. Fungsi-fungsi manajemen perkantoran

• AKTIVITAS SEKRETARIS DAN STAFF ADMINISTRASI

1. Kantor dan kegiatan administrasi
2. Peran sekretaris dan staff administrasi dalam kantor modern
3. Total image dalam aktivitas kantor

• SISTIM INFORMASI DALAM AKTIVITAS KANTOR

1. Data dan informasi dalam kegiatan kantor
2. Surat, korespondensi dan formulir dalam kantor
3. System Operating Procedure (SOP) aktivitas kantor

• FILLING SYSTEM & FILE MANAGEMENT

1. Management Record and Filling System
2. Classification of File
3. File storage media and Retention file period

• PERTEMUAN BISNIS DALAM AKTIVITAS KANTOR

1. Jenis-jenis pertemuan bisnis
2. Mengelola rapat secara efektif
3. Teknik pembuatan notulen yang baik

• PENGELOLAAN WAKTU YANG EFEKTIF DALAM KERJA

1. Karakteristik waktu sebagai sumber daya perusahaan
2. Waktu dalam kendali dan diluar kendali
3. Pengendalian waktu dalam pekerjaan kantor

• OTOMATISASI KEGIATAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Makna dan dampak otomatisasi dalam administrasi perkantoran
2. Aplikasi otomatisasi dalam administrasi perkantoran
3. Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
4. Software untuk administrasi perkantoran
5. Sistem Arsip Elektronik
6. Sistem Informasi Manajemen
7. Manajemen basis data
8. LAN, intranet, dan internet

• ELECTRONIC FILE SYSTEM (EFS)

1. Characteristic of Electronic File System
2. Prinsip-prisnsip EFS
3. Pengenalan hard-ware dan Software EFS

NARASUMBER / PEMATERI:

KANAIDI, SE., M.Si., cSAP

Sehubungan dengan hal tersebut diatas, kami dari Pusat Studi Konsultasi Nasional (PSKN), Selaku penyelenggara kegiatan serta dukungan  narasumber yang berkompoten dibidangnya, Mengudang Bapak/Ibu untuk mengikuti kegiatan bimtek nasional dengan Tema : “PELATIHAN SEKRETARIS DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN MODERN” untuk informasi lebih lanjut dapat menghubungi: